【講師のホンネ】会議の目的にふさわしい進め方を 櫻田毅 (1/2ページ)

2015.7.22 05:00

 組織で仕事をしている場合、会議をどのように行うかで仕事の生産性は大きく変わってくる。しかし、「会して議せず、議して決せず、決して動かず」といわれるような「怪議」も多いようである。その原因の一つは、会議が正しい方法で終了していないことにある。

 一般的には、最後に主催者が内容をまとめて「ではよろしく」で、散会となることが多い。しかし、この常識的な終わり方が、時として仕事の遂行に弊害をもたらすのである。

 「必要なことを決めて、担当者が行動を起こすこと」が会議の目的であるのに、それを主催者が説明してしまうと、参加者の誤認や都合の良い解釈によって、決めたはずの行動が起きないことがあるのだ。「えっ、私がやることになっていたの?」「そんなこと決まったっけ?」という言葉は、誰しも聞いたことがあるのではないだろうか。

 私がいた外資系企業では、違う会議の終わり方をしていた。主催者が内容をまとめる代わりに、参加者に次の質問を発するのだ。「では、次にやることは?」

 これは、(1)誰が(2)いつまでに(3)何を(4)どのようにやるのか-、ということを、役割を担うべき参加者自身に宣言させるための質問である。そして、当事者は「私が、いつまでに、何を、このような方法で行います」とその場で発言するのである。本人が参加者の前で自らコミットすることにより、誤認はなくなる。

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