「読み手としての上司」を意識 偉い人の目線で要点をA4一枚にまとめるコツ (1/4ページ)

 10秒で覚えられる書類は見てもらえる

 上司に企画書や報告書、資料などを見せるやいなや、「何が言いたいのかわからないよ」「ちょっと違うな」などと指摘され突き返される部下。あちらこちらの会社でよく見られる光景です。多くの場合、「量が多すぎる」「字が小さすぎる」「ダラダラ書いてある」ことがその要因。中身以前の問題で相手にしてもらえないわけです。

 そこで上司やキーマンに取り入ろうと思ったらどうすればいいか。「A4一枚にまとめる」「フォーマット化する」--これが答えです。ノートは、その構成を検討するために利用するといいでしょう。「読み手としての上司の立場」を意識することがカギです。

※写真はイメージです(Getty Images)

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 では、なぜA4一枚がいいかといえば、ひと目でパッと内容を把握できるということに尽きます。人間は10秒の間に覚えられることしか脳で処理できないと心得ましょう。A4サイズなら上から下まで目を通せば一回で理解できます。読むのを後回しにされないためにも、このことはとても重要です。

 A3サイズも人気がありますが、情報量が多すぎます。ひと目で全体構成を把握することが難しい。つまり、口頭で説明をしてはじめてわかってもらえる書類となってしまうのです。またA3だと物理的に場所をとるので会議のときに邪魔になったり、折り畳んで持ちあるかなければならない煩わしさがあるなど、実用上の問題もあります。

 なお、A4一枚のメイン書類に、付録資料を付けるのは問題ありません。ただし、これもポイントが明確にわかること、意味のあるものだけ添付することを意識します。

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