コピー代だけで230万円抑えた ペーパーレス会議システム導入 岡山市

タブレット端末の導入で実施しているペーパレス会議=岡山市役所
タブレット端末の導入で実施しているペーパレス会議=岡山市役所【拡大】

 岡山市はタブレット型情報端末による「ペーパーレス会議システム」を取り入れた。資料作成での省力化などによる働き方改革に位置する試み。タブレット型情報端末は「慣れたら、高機能でとても便利」とされるが、使用対象が主幹課長級以上の会議(年100回程度)と限られており、市では導入費(計約800万円)に見合う有効な活用策を検討していく。

「アンダーラインがひけない!」 〝アナログ世代〟からは戸惑いも

 岡山市は専用タブレット40台(96万円)を購入し、本庁内3カ所の会議室でシステム設定や配線工事などを実施。紙の省資源化▽必要箇所がズーム機能で見やすい▽機密情報の管理▽相当量の資料でも机上が雑然としない-などのメリットが挙げられる。

 昨年11月末に初の局長級会議が開かれたが、操作方法をはじめ、アンダラインなどの書き込みも不可のため、“アナログ世代”からの戸惑いが不安視されたが、「これという抵抗感も見受けられず、スムーズに進行した」と同市ICT推進課。

 今後5年程度の間隔で、タブレットで約100万円、サーバーで約50万円の各交換費が発生する。一方、資料の用紙代やコピー代、その作成での人件費などで年間33万円ほどの削減を試算している。

 県内で同様の試みは玉野市が昨年度から始め、タブレット30台をリース。1年間で「コピー代だけでも約230万円抑制できた」との効果がみられており、岡山市の見込みとは相当な開きがある。

 ネット環境に伴う使用頻度などで一概に比較はできないものの、岡山市は今後3年間の試行期間中に効果を検証。ニーズ次第で、別の会議室に対応できるための追加工事も検討材料となる。同推進課は「費用対効果は大切だが、仕事の新たなやり方や工夫などを考える一つの契機にも」と期待している。