最強のコミュニケーション術

インフルエンザで気兼ねなく欠勤する方法 休まれる側のモヤモヤを解消する (2/3ページ)

藤田尚弓
藤田尚弓

 大抵の場合、それらの感情は一時的なものですが、風邪が流行る季節などには欠勤者も増えるため注意が必要です。モヤモヤした気持ちが解消されないうちに、また誰かが休むといった状況では、普段は流せるようなことにも過度に反応してしまうことがあるからです。

 「始業時間の前に」「電話で」「直接上司に」といったマナーを押さえた連絡はできていると思いますが、職場の人の感情を配慮した、もう一歩進んだ声がけについても考えてみませんか。

 言い方が65% 「申し訳なさ」のにじませ方

 「申し訳ない」と言われたけれど、相手の声のトーンや表情がまったく恐縮していない…。そんな経験を皆さんもしたことがあるのではないでしょうか。コミュニケーション研究で有名なレイ・L・バードウィステルによると、言葉で伝えられるメッセージはわずか35%であり、残りの65%は話しぶり、ジェスチャー、間の取り方など、言葉以外の手段で伝えられるといいます。病欠の申し訳なさを伝えるためのポイントを「言葉」と「言葉以外の部分」から見ていきましょう。

 まずは35%の言葉の部分です。休む必要があると直感的に理解してもらえるよう「○度の発熱」「昨晩から○回下痢をしていて」など、症状を具体的に伝えましょう。申し訳なく思っているというニュアンスを加えるためには「休ませていただきます」など、確定済みのように聞こえる言い方を避けることが基本です。その代わりに「休ませていただけますでしょうか?」とった疑問文を使って、意志を伝えましょう。この言い方であれば、相手が休むことを認める形式になります。そのため、「休みます」と自分で決めたことを伝えるときに比べ、「穴埋めをしなければならないのか…」といったネガティブ感情を抑える効果が期待できるのです。

 次に65%を占めるという言葉以外の部分です。病欠だということを疑っていないケースであっても、私たちは相手の声の感じから病状がどの程度なのかといった情報をキャッチしようとします。電話の場合、表情や身振りが見えません。病気が辛いということをわかってもらうのにも、休むことを申し訳なく思っていることをわかってもらうのにも、話し方が重要なポイントになります。「しっかり伝えなくては」と頑張りすぎずに、辛さはそのまま声にのせましょう。相手の顔を思い浮かべ、申し訳ない表情をしながら話すようにすると、申し訳ないと思っている気持ちが相手に届きやすくなります。

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