中小企業も働き方改革に対応を ＩＴ化で生産性高めるチャンス
安倍晋三内閣が掲げる働き方改革の一環として、２０２０年４月から、中小企業に対しても月４５時間、年３６０時間の時間外労働の上限規制が設けられる。中小企業はＩＴを活用した勤怠管理のシステム化が喫緊の課題となる。
大企業では、すでに２０１９年の４月から法律が施行され、残業時間に上限規制が設けられている。中小企業に対する残業規制適用は、１年間の猶予期間を置いて２０２０年４月から始まる。
規制が適用される以前は、労組などと、時間外・休日労働に関する協定「３６（サブロク）協定」の特別条項を結んでいれば、通算６カ月までは残業時間に制限はなかった。しかし、規制適用後は、特別条項を結んでいる場合でも、残業の上限は「１年で７２０時間以内、１カ月あたり１００時間未満、２－６カ月平均で８０時間以内」となる。特別条項が適用できるのは、従来通り１年の半分までとされている。
中小企業にとって働き方改革への対応は負担が大きいと考えられているが実際は、この働き方改革を巡る法規制への対応を契機に、業務を効率化し、労働生産性を高めることができる。少子高齢化社会への対応や人手不足など中小企業を取り巻く環境は厳しいが、ＩＴを活用した魅力ある職場へと変革し、労働生産性を高めることができれば、ピンチをチャンスに変えることができるというわけだ。
喫緊の課題は、時間外労働の罰則規定が付き、上限規制が盛り込まれるなど、長時間労働の是正を促す法規制に対応することだ。そのためには、労働時間を可視化し、労働習慣を改革することが極めて重要になる。実現するには、ＩＴを活用することも必要だ。業務内容を「見える化」し、仕事の平準化を行い、偏りを是正することが可能になる。
実現できるＩＴツールの候補の一つとして、ミロク情報サービス（ＭＪＳ）が提供する統合フロントクラウドサービス「Ｅｄｇｅ Ｔｒａｃｋｅｒ（エッジトラッカー）」がある。
政府のＩＴ補助金などを使い、すでに「Ｅｄｇｅ Ｔｒａｃｋｅｒ」を導入した企業からは、働き方改革を成功させ、労働生産性を飛躍的に向上させることができたケースが、続々と寄せられているという。
ビジネスを加速するＥｄｇｅ Ｔｒａｃｋｅｒの特徴
ミロク情報サービス（ＭＪＳ）の「Ｅｄｇｅ Ｔｒａｃｋｅｒ（エッジトラッカー）」は、マルチデバイスに対応し、情報のトラッキングを可能とする統合フロントクラウドサービスだ。経費精算、勤怠管理、給与明細参照、年末調整申告、ワークフローのサービスを用意し、さまざまなビジネスシーンにおける従業員の利便性向上を推進する。それぞれのサービスは企業のニーズに合わせ、単独または組み合わせで利用できる。従業員の業務の効率化を推進すると同時に、それぞれのサービスから取り込んだデータをＭＪＳのＥＲＰシステム（Ｇａｌｉｌｅｏｐｔ ＮＸ－Ｐｌｕｓ、ＭＪＳＬＩＮＫ ＮＸ－Ｐｌｕｓ）や他社システムと連携させ、会計・給与システムとのシームレスなデータ連携を図り、ビジネスのさらなる効率化とスピーディーな経営情報の利用をサポートする。
Edge Tracker 経費精算
操作性や応答性に優れたリアルタイム経費精算サービスで、従業員の「溜めない」「忘れない」を実現する。事前申請や仮払い申請が可能で、経費精算書、交通費精算書、交際費等使用報告書、出張旅費精算書に対応する。
交通費系ＩＣカード、クレジットカードの取引明細、銀行口座を取り込むことができる。Ｅｄｇｅ Ｔｒａｃｋｅｒワークフローと連携することにより、多段階承認が行えるほか、レシートの読み込み機能も備えている。
Edge Tracker 年末調整申告
年末調整の電子化を実現。従業員は各種申告書をＰＣやスマートフォンから入力・申請することが可能。総務・人事部門は各種申告書の配布、チェック、回収業務を電子化できる。保険料控除や扶養控除の金額は自動計算してくれるので計算ミスもなくなる。スマートフォンで撮影した控除証明書をアップロードし、各申告書に添付できる。
Edge Tracker 勤怠管理
従業員は外出先から出退勤の入力や残業の申請ができる。ＧＰＳを利用して、虚偽入力やなりすましの防止もできる。残業時間のしきい値を設定することで、残業時間が超過した場合、管理者画面にアラートが表示される。アラートを基に上長が部下と話し合うことで、仕事の割り振りの見直しや体制の変更などを検討することも可能になる。
Edge Tracker ワークフロー
外出先からでも各種申告書の申請や承認が可能。柔軟性のあるドキュメントワークフローで業務の改善を実現する。申告書ごとにさまざまな承認ルートを設定できる。Ｅｄｇｅ Ｔｒａｃｋｅｒ経費精算や勤怠管理と組み合わせて使うことで、さらに便利に。豊富な申請書テンプレートを用意。さらに、簡単に独自の申請書を作成することも可能。
Edge Tracker 給与明細参照
給与明細書の作成や配布にかかる業務コストを電子化により大きく削減。給与計算システムと連携し、給与明細をセキュアに管理・配信できる。クラウドサービスのため従業員はいつでもどこでも給与明細を確認することが可能。従業員の利便性向上と、明細書配布コストの削減に寄与する。給与明細書、賞与明細書、源泉徴収票、社会保険通知書、差額支給明細書などが参照できる。
労働生産性を飛躍的に向上させるエッジトラッカーの効果的な活用法などを、同社の由井俊光専務取締役と、同社営業本部の清水直美氏が語った。この模様はこちらのリンクからどうぞ。