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職務経歴書は手書きでもOK? パソコン作成・手書き作成のそれぞれのメリット・デメリットを解説

はじめに

職務経歴書を作成する際「人と違うインパクトのあるものを作りたい」「できるだけ採用担当者の印象に残りたい」という気持ちは当然みなさんが持つでしょう。その1つの手段として「手書きで書くのはどうか」と考えたことがある人もいるのではないでしょうか。結論からいうと、職務経歴書はパソコンでも手書きでも特に決まりやマナーはありません。

ただし、パソコンで作る場合と手書きで作る場合、それぞれにメリットとデメリットがあります。本記事では、職務経歴書の作成について、パソコン・手書きのパターンそれぞれ詳しく解説していきます。

職務経歴書は手書きとパソコンどちらでもいい?

※画像はイメージです(Getty Images)
※画像はイメージです(Getty Images)

職務経歴書の作成について、パソコンで作るべきか手書きでもいいのか、この疑問については先に解説した通り「どちらでもOK」です。特にこちらでないといけないという決まりはありません。手書きだとマナー違反になるということもありませんので、安心してください。

ただし、当たり前のことですが「パソコンやプリンターの調子が悪く印刷が上手くいかない・ずれている」または「字が汚すぎて読めない」など相手に不快な思いをさせてしまうことは避けましょう。また、パソコンで作る場合と手書きで作る場合、それぞれにメリット・デメリットがあるため、それを把握したうえでどちらの方法で作成するか考えてみてください。

職務経歴書を手書きで作成するメリット・デメリット

まずは、職務経歴書を手書きで作成するメリット・デメリットについて紹介していきます。

▼手書き作成のメリット

1.熱意や人柄が伝わる

職務経歴書を手書きで作成する一番のメリットは「熱意や人柄が伝わる」ということです。昨今ではパソコンが家庭に普及しているため、多くの人がパソコンで作成した応募書類を送っています。

その中で、わざわざ手書きで職務経歴書を作成するということはなかなかありません。手書きで丁寧に書かれた応募書類を見るだけで、採用担当者は「丁寧な人だ」「これだけの文字数を手書きで作成するなんて、大変だっただろうな。それだけ熱意があるんだろう」と考えるでしょう。

2.採用担当者の印象に残りやすい

採用担当者は1日に何人分もの応募書類を見ています。その中でも、手書きのものというのは珍しいため、それだけでまず印象に残りやすいというメリットがあります。

人の心理として、パソコンで書かれた文字よりも手書きで書かれた文字のほうが、手紙を読むような感覚で中身をしっかり読み込む傾向があるとも言えるでしょう。採用担当者が読み飛ばしてしまいがちな項目でも、手書きであればしっかり中身を読んでもらえるというメリットも含まれています。

3.きれいな文字が書けることをアピールできる

字を書くことが得意な人は、手書きで書くだけでもインパクトのある応募書類になります。ボールペン字や習字・硬筆などを習っていて字に自信がある人はチャレンジしてみるといいでしょう。手書きというだけでもインパクトがあるのに、さらに美しい字であるとその印象はとても良くなります。

▼手書き作成のデメリット

1.間違えたら修正が利かない

手書きで作成する一番のデメリットは、書き間違えた時に修正が利かず最初からまた書き直しということです。当然ですが、応募書類に修正ペンや消せるペンを使うことはできません。

集中力が切れる後半になって間違えてしまったときなど、書くのが嫌になることもあるでしょう。履歴書と違い、職務経歴書は書くことが非常に多い傾向にあります。そのため、それなりの覚悟をもって手書き作成することを決める必要があります。

2.他の企業に使い回しができない

手書きで書いたものは、1つの応募先に提出してしまえば手元にはなくなります。そのため、何社かまとめて応募したいというときに使い回せません。応募する分だけ書く必要があります。職務経歴書のボリュームにもよりますが、なかなか体力が要ることでしょう。3.字が汚いとマイナスイメージに

残念ですが、汚い字で書かれた職務経歴書はマイナスなイメージになりがちです。丁寧に書かれていたとしても読めない汚い字で書かれてしまうと、採用担当者の読む気持ちをそいでしまいます。字に自信がない人や普段から「読めないほど字が汚い」といわれる人は、手書きで作成するのを避けた方が良いでしょう。

職務経歴書をパソコンで作成するメリット・デメリット

では逆に、パソコンで作成するメリット・デメリットを紹介していきます。

パソコン作成のメリット

1.修正が楽

たくさんの企業にエントリーしていると、応募書類を作成し終えた後に間違いに気が付くことがよくあるのではないでしょうか。パソコンであればデータとして残しておけるので、修正は一瞬で済みます。手書きと比べて、最大のメリットと言えるでしょう。

2.複数の企業に応募する際、使いまわせる

パソコンで作成したものは、データさえあればいくらでも印刷できます。志望動機など、必要な箇所だけ修正して他の基本的なところは使い回すということが可能です。それだけでかなりの時短になるので効率がいい方法と言えるでしょう。

3.レイアウト調整が楽で、見栄えがきれい

WordやExcelで作成した職務経歴書は、やはり読みやすく見栄えがきれいというメリットがあります。パッと見たときにすっきりしているということは、大切なことや本当に伝えたいことがどれなのかをしっかりと相手に伝えられます。これは大きなメリットと言えるでしょう。

▼パソコン作成のデメリット

1.パソコンスキルが低い人は見破られる

WordやExcelには、職務経歴書を作成するにあたって便利な機能がたくさんあります。また、テンプレートに沿って項目を埋めていく場合でも、レイアウトに気を付けなければなりません。それらを上手にこなせていない場合、「パソコン操作が苦手な人なのか」というマイナスな印象を与えてしまうことになります。

2.使い回しを見破られる可能性がある

複数の企業に応募する際、志望動機や自己PRの部分はその企業ごとに変える必要があります。万が一その作業にミスがあれば「使い回ししている」ということがバレてしまい、印象は大きく下がってしまうでしょう。基本的な職歴などを使い回すことは構いませんが、志望動機や自己PRなど大切な部分は何度も見返して、間違いのないようにしましょう。

職務経歴書を手書きで作成する場合のポイント4つ

最後に、職務経歴書を手書きで作成する場合のポイントを4つ紹介します。

1.パソコン作成の指定がある場合は手書きを避ける

応募先企業によっては、読みやすさ・採用担当者の事務効率を上げるためにパソコンで作成することを指定している場合があります。その場合は、応募先企業の指定ですから、手書きで作成することは避けましょう。どんなに美しい職務経歴書であっても、応募先企業からすると「パソコンで作れと言っているじゃないか」とマイナスなイメージになります。

2.読みやすい字で誤字脱字がないように書く

当然ですが、職務経歴書を手書きで書く場合は丁寧に、読みやすい字を意識して書きましょう。また、誤字や脱字にも注意が必要です。漢字の間違いがあったり助詞が抜けていたりしないかなど、完成後に必ず何度も読み返して確認しましょう。もちろんこれはパソコンで作成する場合にも言えることですが、手書きで書く場合には特にミスをしやすい部分なので注意しましょう。

3.修正テープや修正液は使用しない

手書きでたくさんの文字を書いていると、間違えてしまうこともあるでしょう。ですが、修正テープや修正液を使用するのはNGです。応募書類は企業と雇用契約を結ぶ前の最初の正式書類です。間違いがあった場合でも修正液などを使うことはできません。

間違えてしまったら、残念ですがまた最初から作成し直す必要があります。職務経歴書は特に記入する項目が多いため、集中力が切れてしまいがちです。途中で休憩をはさむなど、間違えないように工夫しましょう。

4.履歴書と手書きを合わせる必要はない

職務経歴書を手書きで書いたからといって、履歴書も手書きで書かなければいけないというわけではありません。なんとなく「職務経歴書を手書きで書いたのだから履歴書も手書きで」と思いがちですが、マナーとしてはそれらの決まりはありません。

「熱意を伝えるために、職務経歴書は手書きにしたいが、履歴書はパソコンが良い」と自分が判断するならそれでも大丈夫です。必要に応じて適宜パソコンを活用し効率よく転職活動しましょう。

まとめ

人は、手書きのものを見るとその先に人柄や優しさを感じるでしょう。採用担当者も同じで、パソコンで作られたものよりも手書きで作られた職務経歴書の方が温かみや熱意を感じます。そのため、じっくりと読んでもらえたり印象に残りやすかったりと大きなメリットがあります。

その反面、「読めない・字が汚い」という理由で逆にマイナスイメージを持たれるなどといったデメリットもあります。メリットとデメリットを考え、自分にあった作成の仕方を採用しましょう。



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