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企業からの面接日程のメールにはどう返信するべき? ポイントや例文を紹介

はじめに

転職活動において、選考が進む中で適切な対応を求められるのが「面接日程についてのメール」です。すでに日時が決まっているものもあれば、企業から提示される複数の候補日から選んだり、自ら希望日を提示したりとその内容はさまざまです。

そこで今回は、面接日程のメールが届いたときに気をつけたい返信のポイントと、返信メールの例文を紹介します。

面接日程調整メールの返信方法のポイント3つ

ここでは、メールの返信方法について気をつけたいポイントを3つ解説します。

1.メールの返信は24時間以内に

メールの返信は、内容に関わらず24時間以内に返信するのが基本といわれています。企業からメールが届いたら、可能な限りすみやかに返信しましょう。面接をはじめとする選考は、複数の志望者と同時並行で進んでいる場合もあります。そのため、必要以上の時間をかけてしまうと、先に別の人が採用されてしまう可能性も。

しかし、返信を急ぐ一方で、常識的な時間帯に返信することも留意しましょう。深夜や早朝などは企業側の確認が遅れるだけではなく、「どういう生活サイクルをしているのか」と不要な心配をかけてしまいかねません。メールの返信は、深夜や早朝といった時間帯は避け、なるべく業務時間内に返信するとよいでしょう。

2.希望日程を出せる場合は複数候補を送る

希望の日程を自ら提示する、もしくは企業から頼まれた際は、候補日は1つではなく複数伝えるとよいでしょう。担当者は、選考日時の調整といった採用活動と並行し、通常の業務も行っています。

そういった状況を考慮の上、負担にならないように希望日を提示するべきです。複数候補を挙げることで、担当者も調整がしやすくなります。また、希望日を提示する際に同日の違う時間帯でも対応できるならば、その旨も伝えるとより丁寧です。

3.日程変更をお願いする場合は謝罪を入れる

面接日が決まっているのに、やむを得ない事情や在職中の業務の関係で変更したい場合は、メールの文中で必ず謝罪を述べます。

すでに調整が済んでいるスケジュールの変更を頼む形になるため、担当者に少なからず負担や迷惑となることをしっかりと認識しましょう。お詫びの気持ちがきちんと伝わるよう、丁寧な謝罪が大切です。

企業から届く面接日程調整メールの例文

以下は、企業から送られてくる面接日程調整のメールの一例です。内容は、企業や用件によって多少変化します。

【件名:面接の日程に関するご案内】


〇〇〇〇様


株式会社△△ 採用担当の□□です。

この度は、弊社の求人にご応募くださいまして、誠にありがとうございます。


早速ですが、面接の日程を調整させていただきたく思います。

面接日時について、以下の日程の中でご都合のよいものはございますでしょうか。


・8月10日(火) 10時~

・8月17日(火) 10時~

・8月18日(水) 10時~

・8月19日(木) 10時~


所要時間は約30分を予定しております。


何かご不明な点がございましたら、お問い合わせください。

それでは、お返事をお待ちしております。


株式会社△△ 採用担当 □□

面接日程調整メールに対する返信例文をシーン別に紹介

ここからは、面接日程調整メールに対する返信例文をシーン別に紹介、解説します。

例文1:企業から面接日程候補の提示がある場合

株式会社△△

人事部 採用担当 □□様


お世話になっております。

〇〇と申します。


お忙しいところ、日程をご調整、ご連絡いただき、誠にありがとうございます。

ご提示頂いた候補日より、下記日程を希望させていただきます。


第一希望 8月18日(水) 10時~

第二希望 8月17日(火) 10時~

第三希望 8月19日(木) 10時~


恐れ入りますが、ご調整いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。


(氏名)

住所:

TEL:

mail:

提示された日程で不都合がないか確認し、早めに返信しましょう。提示された日時がいくつかある場合は、同じく複数日程を選択すると担当者が調整しやすいです。

例文2:自分から面接日程候補を提示する場合

株式会社△△

人事部 採用担当 □□様


お世話になっております。

〇〇と申します。


この度は、面接実施のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

早速ですが、以下に面接希望日時を記載させていただきます。


・8月19日(木) 14時以降

・8月20日(金) 終日

・8月23日(月) 10時~13時


上記の日程でご調整いただけますでしょうか。

難しい場合は、別の日程を提示いたします。


ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。


(氏名)

住所:

TEL:

mail:

企業から日時の提示を頼まれた場合は、可能な限り幅広い日程を提示しましょう。自身が提示した日程では企業側の都合が合わないことも考慮し、「調整が難しければ別日を提示する」と記載するとより丁寧です。

例文3:提示された面接日程候補で都合が合わない場合

株式会社△△

人事部 採用担当 □□様


お世話になっております。

〇〇と申します。


この度は、書類選考通過のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

大変恐縮なのですが、ご提示の日程におきまして、諸事情によりお伺いすることが難しい状況です。


大変申し訳ありませんが、以下の日程でお伺いできますでしょうか。


・第一希望 8月24日(火) 13時~

・第二希望 8月25日(水) 10時~12時

・第三希望 8月26日(金) 終日


お忙しい中恐れ入りますが、ご検討をお願い申し上げます。


(氏名)

住所:

TEL:

mail:

企業から提示された面接の日程が合わない場合、まずはお詫びの気持ちを伝えましょう。合わせて、日程が合わない理由を簡潔に添えます。別の希望日時は、できるだけ複数伝えるべきです。

例文4:一度決定した面接日程を変更したい場合

株式会社△△

人事部 採用担当 □□様


お世話になっております。

8月19日10時より面接予定の〇〇と申します。


大変恐れ入りますが、調整していただいた面接日程に出張業務が入りお伺いするのが難しくなってしまったため、日程を変更させていただきたくご連絡いたしました。


以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。


・8月23日(月) 10時以降

・8月24日(火) 13時以降

・8月25日(水) 終日


もし難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お手数をおかけし大変申し訳ありません。何卒、ご検討いただけますと幸いです。


(氏名)

住所:

TEL:

mail:

在職中の業務の状況や、事情により面接日の都合が悪くなったら、少しでも早く日程変更の旨を連絡しましょう。すでに決定している日時の変更を願い出るため、文中では必ずお詫びを伝えるように。

例文5:企業から返信が来ない場合

株式会社△△

人事部 採用担当 □□様


お世話になっております。

〇〇と申します。


先日は面接をしていただけることをお知らせいただき、誠にありがとうございます。

ご相談させていただきました面接日程の件ですが、その後いかがでしょうか。


念のため、前回お送りしたメールを再度転送いたします。


・8月19日(木) 14時~

・8月20日(金) 終日

・8月23日(月) 10時~13時


上記の中からご検討いただけますと幸いです。

ご調整が難しい場合は、再度別の日程を提示いたしますのでお申し付けください。


お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。


(氏名)

住所:

TEL:

mail:

送信する前に、見落としが無いか再度受信ボックスを確認しましょう。文面は「まだですか?」という催促ではなく、「確認」の形を取ること。前回送ったメールの内容を再度記載しておくとスムーズです。

例文6:面接日程確定メールへ返信する場合

株式会社△△

人事部 採用担当 □□様


お世話になっております。

〇〇と申します。


面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました日程にて、貴社にお伺いいたします。


令和3年8月19日(木) 10時~11時

株式会社△△ 本社1F応接室


面接をしていただけること、大変ありがたく存じます。

当日は、よろしくお願いいたします。


(氏名)

住所:

TEL:

mail:

まずは、日程を調整してくれたことに対するお礼を述べましょう。確定した日程を記載し、問題ないことを伝えます。こちらが正しい日時を把握していると伝えるとともに、担当者にとっても再確認できます。

まとめ

転職活動におけるメールの返信は、内容にだけではなく言葉づかいにも気をつけましょう。用件は簡潔に伝えるべきですが、挨拶やお礼の文面が不十分だと、「ビジネスマナーに欠けている」と思わぬ評価につながる可能性も。

そのため、メールの返信は用件と合わせて挨拶やお礼、時には謝罪の気持ちをきちんと伝えましょう。また、一目で内容がわかるような件名にするなど、基本のマナーを守ることも大切です。



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