弊社は「受付システム」だけを提供している会社だと思われることが多いのですが、実は「日程調整ツール」も提供しています。「元受付嬢がつくる『受付を効率化するサービス』」はイメージしやすいけれど、「元受付嬢がつくる『日程調整サービス』」だといまいち合点がいかない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
日程調整とはご存じのとおり、社外の方との打ち合わせ、人事の面接、社内での会議など、参加者のスケジュールを考慮しながら日時と場所を決定することですね。実は受付嬢時代、この日程調整にも多くの課題感を抱えていました。決して無縁ではなかったのです。
今回は、私が受付嬢として見てきた日程調整をめぐるトラブルを紹介し、コロナ禍の中でその日程調整がどうあるべきか、ご提案したいと思います。
受付嬢は見た！ 日程調整ミスが起こした悲劇
私が受付嬢だった時、結構な頻度で遭遇してきたのが、「日程調整ミス」から生まれる“悲劇”です。
▼14時を午後4時と勘違い
例えば、「14時」を「午後4時」と勘違いして手帳に書き写し、webカレンダーにも午後4時で登録してしまった、というお客様がいました。約束の時間を2時間も過ぎているわけですから、完全なる遅刻です。
なぜか「13時」を「11時」と勘違いする方も結構多かったです。この場合は本当の約束時間は2時間後なので、後に予定が入っていなければ出直すことでリカバリーは可能ですが、貴重な時間を無駄にする可能性もありますね。
▼面接のために上京、志望企業に到着したら…
一番印象に残っているのが、新卒面接にきた学生の話です。
地方から上京し、東京の企業に面接に来たわけですが、時間を間違えており、面接時間は過ぎてしまっていました。スーツケースを持ったまま来たのも印象的でしたが、受付で日時を確認し、学生の方が日時を勘違いしていたことが発覚。すると、受付で泣き出してしまったのです…。
私たち受付嬢にできることは、人事担当者に連絡を入れ、対応してもらうことくらいでした。この日のために準備をし、緊張しながら上京してきたことを想像すると、私たちまでもらい泣きをしてしまいそうになるくらい切ない記憶です。
その学生の方は、幸いなことに別の面接担当者の時間が空いていたため面接を受けることができ、なんと内定にまで至りました。受付嬢として関わっていた私も印象深く、ご本人とは入社後、「こんなこともあったね」なんて思い出話をすることにもなりました。
受付嬢を困らせる「無理な相談」
受付嬢の仕事として、結構な頻度で対応を求められるのが「会議室予約・調整」です。ほとんどの企業において、会議室は不足傾向にあり、いわゆる取り合いの状況です。
そんな企業でよくある困った相談が、直近なのに、「この日の会議室、全部押さえて！」という無茶振りリクエストです。「◯◯役員のお客様で、商談金額◯◯円の大きな案件だから、日程確定するまで全部の会議室を押さえておいて」なんていう依頼をされるのです。
役員のお願いであっても、もちろんそんな無茶な要求にお応えすることはできません。役員の方が利用したいのであれば、秘書を通して調整依頼をして頂くのが利用時のルールですし、私たち受付嬢には商談の大きさや重要性は関係ありません（そんなことを聞いていたら、会議室利用のルールの意味がなくなります）。
丁重にお断りしつつも、自分の仕事のことしか考えていないリクエストをしてくる社員への受付嬢たちの印象はマイナスです。日程調整に付き纏う“会議室の確保問題”も社員と受付嬢の間ではときに火種となりうるのです。
いま、コロナ下で発生している新たな課題
▼会社でしかできない仕事に集中したいのに…
今、会社で起きている新しい課題。それは、「出社組に雑務が集中してしまう問題」です。
新型コロナウイルスの広がりとともにリモートワークが広がりました。出社する社員は全社員の3割くらいに抑えている企業が多くみられます。今まで当たり前に行けていた会社に行けなくなる、となると、会社に行った時にしかできない仕事に割ける時間は限られてきます。しかし、実際会社に行くと、社外からの電話が鳴り、受付からは内線電話もかかってきます。役職や立場に関係なく、出社している人がいわゆる「雑務」に対応しなくてはならなくなるのです。
▼日程調整の数が急増
ビジネスパーソン全体がリモートワークに移行したことで、もう一つ大きな変化が生まれました。
それは「移動時間」がなくなったことです。通勤時間もそうですが、往訪がなくなった分、極端な話、勤務時間の8時間をフルにMTG（ミーティング）や商談に使うことができるようになったのです。
そこで新たな負担となっているのが「日程調整」です。今までは、調整が多くても1日4、5件だったのが、1日最大8件まで商談やMTGを入れられるとなると、日程調整の数は倍増します。オフィスで近くに座っていた同僚とその場で調整するのとは異なり、日程調整は煩雑化しやすくなります。またオンライン会議用のURLを発行して送る…という作業まで発生してくるのです。
こうした「出社した人への負担の偏り」、そして「タイトなスケジュール設定で発生する煩雑さ」は、日程調整を効率化してくれるツールが軽減してくれるはずです。本来時間をかけるべき仕事に集中することもできます。
日程調整は人が手動でやるべき仕事ではない
私は起業して、改めて感じていることがあります。出会いのスタートは受付でなく、日程調整なのだということです。ここでヒューマンエラーを起こしてはいけないと思います。受付に来る前には必ず日程調整をしている。そこから出会いはスタートしているわけです。
関係値ができている相手であれば、多少の融通や挽回はきくと思います。しかし、初見のアポイントでミスってしまうと、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性が高いのです。
受付という場所で、その「ミス」が招く顛末を見てくると、日程調整は人が手動でやるべき仕事ではないと実感します。もう悲劇は見たくありません。
日程調整には、効率化がはかれて、ミスも予防できるような専用のツールを使うべきではないでしょうか。元受付嬢として日程調整サービスを提供し、より便利にしたいという思いはそこから来ています。
【元受付嬢ＣＥＯの視線】は受付嬢から起業家に転身した橋本真里子さんが“受付と企業の裏側”を紹介する連載コラムです。アーカイブはこちら