履歴書をメールで送る際のマナーとメール例文を紹介 送付時に使える便利なチェックリストも

はじめに

数年前までは、履歴書は手書き作成し手渡しをするか郵送が主流でしたが、最近ではメールで受付をする企業も増えてきました。履歴書という重要な書類を送る際に、どのようなポイントに気をつければいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、履歴書をメールで送る際のポイントや、メールの例文や送付時のチェックリストを紹介します。

履歴書をメールで送る際のポイント6つ

ここでは履歴書をメール送信する際のポイントを紹介します。

1.指示されたらすぐに送る

応募先の採用担当者から、履歴書の提出をメール送信で指示されたら、速やかに対応しましょう。スムーズに対応するためには、事前準備が不可欠です。

返信が早いことで、志望度の高さや仕事の対応能力の高さを採用担当者に印象付けられます。逆に返信が遅いと、仕事の対応も遅いのではと採用段階で業務遂行力に不安を与えてしまうこともあるため気をつけましょう。

もし、履歴書を即送信できない場合は、「〇日までに対応いたします」などと提出予定日を返信しておくことで採用担当者も事情を把握できるため、丁寧な対応といえます。

2.プライベート用のアドレスを使う

履歴書をメールで送る際のアドレスは、プライベート用のアドレスを使いましょう。会社のメールアドレスを私用で利用するのは非常識です。公私混同していると思われるだけではなく、コンプライアンスの意識が低い人と思われマイナス評価を受ける可能性があります。

アドレスは、フリーのメールアドレスで問題ありません。携帯電話のキャリアメールは、メール受信やファイルの重さに制限があるため、データのやり取りには不向きといえます。そのため、パソコンでも使用できるメールアドレスがおすすめです。

3.件名や本文は簡潔に送る

メール送信時の件名は、一目で内容がわかるように簡潔に記載を。採用担当者は、複数人の応募者と同時にやり取りをしています。また、採用以外の日常業務を抱えているケースも多いです。メールを開かなくても、中身が分かるように記載すると親切といえます。

4.ファイルにはパスワードをかける

履歴書は自分の個人情報が含まれる重要な書類です。ファイルにはパスワードをかけることが一般的です。個人情報だけではなく、会社の機密情報など厳密な情報管理が求められるため、セキュリティ対策をして送信することがビジネスマナーといえます。

ファイルにパスワードをかける方法は、WordやExcelデータをPDF化する際に指定ができます。保存時に、「オプション」から「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れ、自分で設定したパスワードを入力することで設定可能です。

パスワードは、ランダムな英数字の設定が良いとされています。「1234」「9999」などの単純なパスワードを設定してしまうと、危機管理が低いと思われる可能性があるため、気をつけましょう。

5.ファイル名はわかりやすく

添付ファイルには、次の3つのポイントに注意して中身がわかりやすい名前をつけましょう。

採用担当者は、同時に複数人の対応をしています。ファイルだけを保存した際に中身がわかるファイル名が丁寧な対応といえます。

6.ファイルはPDF形式で送る

WordやExcelで作成した履歴書をメールに添付する際には、PDF形式に変換してから送信します。WordやExcelは、使っているパソコンやバージョンによって作成者と同じ状態で表示されないケースがよくあります。また、書き換えも可能です。そのようなトラブルから身を守るために、PDF化して提出しましょう。

履歴書のメール例文をパターン別に紹介

ここでは、履歴書のメール例文を紹介します。

▼企業に直接メールで応募する場合の例文

【解説】

件名は、誰のどのような用件のメールなのかが一目でわかるように書きましょう。宛先は、応募先企業の正式名称で記載します。採用担当者の名前がわからない際は、採用ご担当者様と書きます。メールの本文は、挨拶、要件、面接の申し込みを簡潔に。最後に署名を入れましょう。

▼企業から送付指示された場合の例文

【解説】

宛先は会社名、担当者名ともに正式名称で誤字がないように留意し、内容を簡潔に伝えます。

▼パスワードを連絡する場合の例文

【例】

【解説】

パスワードをメールで送信する際には、間違いがないかよく確認をしましょう。送信前にそのパスワードでファイルが開くことを再確認してから送信しましょう。

履歴書をメールで送る前に確認すべきチェックリスト

履歴書を送付する前には、誤字脱字がないか、敬語の使い方が正しいかなどミスがないよう確認しましょう。特に、宛先の会社名や担当者名は間違うと失礼なため、一文字ずつ確認することをおすすめします。また、添付ファイルの添付漏れもよくあるミスです。

以下のリストを元に、メール送付前にチェックを行ってください。

まとめ

この記事では、履歴書をメールで送付する際のポイントについて紹介しました。メール送信は、送信ボタンを押したら相手方に届いてしまいます。間違いがあったからと採用の合否に関わるとはいえませんが、採用担当者に手間を取らせてしまう場合も。

採用担当者に良い印象を持ってもらうためにも、間違いがないように慎重に対応した方がよいといえます。もし間違いが発覚したら、速やかに誠実に対応するようにしましょう。