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働き方改革サポート MJSのクラウドサービス「エッジトラッカー」活用法 (1/2ページ)

 働き方改革を推進する企業で、ミロク情報サービス(MJS)の統合フロントクラウドサービス「Edge Tracker(エッジトラッカー)」を活用する動きが加速している。同社専務取締役 最高マーケティング責任者 営業本部長の由井俊光氏と、同社営業本部 営業推進部 課長の清水直美氏が、Edge Trackerの効果的な活用法などについて語った。

 -働き方改革の必要性が叫ばれている背景や成功への取り組みは

 由井 少子・高齢化社会に伴う労働人口の減少で人手不足に悩む企業は多くあります。長時間労働を前提にした働き方しか提供できない職場では、従業員の定着率は下がりかねません。アフター5にスポーツジムで汗を流したり、家族と食事ができる職場にして、従業員の満足度を上げることが重要になります。それには、ITを活用して、労働生産性を高めるための創意工夫が必要です。

 IT化は、まずできるところから

 清水 働き方改革の実現には、ルールづくり・体制づくりから、社内教育、ITを含む環境整備まで、多岐にわたる取り組みが必要です。しかし、一度に達成しようとするとなかなかうまくいかない場合が多いです。自社の現状を見直し、実現可能なところから着実に始めていくのが成功のポイントとなります。

 -Edge TrackerでIT化を進めることにより、どのような作業が効率化するのか

 清水 「Edge Tracker」は、経費精算、勤怠管理、給与明細参照、年末調整申告、ワークフローのサービスから構成される統合フロントクラウドサービスです。単独または組み合わせての利用が可能で、さまざまなビジネスシーンで従業員の業務効率化を実現しています。例えば、「Edge Tracker経費精算」を使って、従業員がタクシーの領収書を精算する場合、領収書の写真をスマートフォンで撮影すれば金額だけでなく電話番号からタクシー会社名を判別します。煩わしい入力をすることなく交通費精算が完了します。

 営業職は直行直帰、無駄な残業が激減

 由井 紙による経費精算では、営業担当者が精算処理のためだけに外回りを終えた後、一度会社に戻る必要がありました。しかし、「Edge Tracker経費精算」を使えば、移動中やちょっとした空き時間にスマートフォンから処理することが可能なため、会社に戻るという無駄が無くなりました。また、「Edge Tracker勤怠管理」では、PCやスマートフォンで出退勤の打刻ができ、GPSやICカードを利用して、虚偽入力やなりすましも防止できます。これにより、外回りの営業担当者が直行直帰しやすくなり、無駄な残業をなくすことができます。

 -2020年4月から中小企業に対する残業時間の上限規制が実施されるそうですが

 由井 会社側は、しっかりと従業員の労働時間を管理し、残業時間の上限をオーバーしないよう管理が必要となります。今まで以上に正確かつ裏付けのある勤怠管理を行うことが求められます。従来の月次単位の勤怠管理では、残業がオーバーしても後から注意することになります。しかし「Edge Tracker勤怠管理」を使えば、月45時間の残業上限を超えそうな時、従業員本人と上長にアラートを発信することができます。従業員は表示されたアラートを受けて、時間の使い方を意識することができます。上長も結果ではなく事前に仕事の配分を配慮できます。

 清水 手計算で残業管理をされている企業もまだまだ多いと思います。しかし、残業時間の管理は煩雑で手計算だとミスが発生しやすくなります。「Edge Tracker勤怠管理」に会社の残業規定をあらかじめ設定しておけば、自動的に法定内・法定外残業時間の計算をしてくれるので計算ミスを防ぐことはもちろん給与計算の準備の時間短縮にも繋がります。

 ミロク情報サービスの「Edge Tracker」

 -有給休暇の管理も必要になる

 清水 有給休暇の取得が義務化されました。有給休暇の管理が難しいのは、入社月により、有給休暇の付与日が異なるからです。給与ソフトやExcelなどで管理している方もおられますが、有給休暇の取得は会社だけでなく従業員の意識も変える必要があります。「Edge Tracker勤怠管理」を使えば、従業員自身が本日時点の有給取得状況をひと目で確認することができます。

 -年末調整の電子化が進んでいると聞きますが

 清水 年末調整は12月の給与処理と同時進行となります。そのため、担当者は年末調整の各申告書の記入漏れや回収状況の確認、データの入力と深夜まで残業することもあります。「Edge Tracker年末調整申告」は、従業員自身が、PCやスマートフォンから申告入力を行えます。電子ですから記入漏れの促しや申告書の提出状況が従業員一覧で確認できます。これだけでも作業時間は紙よりも飛躍的に時間短縮ができます。MJSでも導入していますが、各拠点の従業員800人分の年末調整作業時間が400時間近く削減できています。また、申告書を入力する側の負担も軽くなります。保険控除や扶養控除の金額はシステムで自動計算されるため、計算の必要はありません。さらに、コピー機能で前年に入力した保険料等のデータがそのまま本年度に反映されるので、前年から変化のある情報のみを修正するだけで入力作業が完了します。毎年同じ情報を入力する手間が省けます。

 2020年度年末調整の完全電子化に向けて

 由井 2020年10月から保険会社から送られてくる証明書も、QRコード化されます。これにより、年末調整の完全電子化が可能となります。多くの企業が2020年の電子化に向け、年末調整システムや業務の流れを見直すでしょう。MJSも既に多くの企業に「Edge Tracker年末調整申告」を導入いただきお問い合わせも多くいただいています。また、企業だけでなく、会計事務所が顧問先に利用してもらうため、「Edge Tracker」を導入されるケースも増えています。

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