今の予定では１５年１０月から、住民票を有する個人に対して１２ケタの番号が付与される。この番号は原則として一生変わることはない。個人が行政手続きを行う際にマイナンバーを提示したりするほかに、証券会社や保険会社に提示して法定調書に記載したり、勤務先にマイナンバーを登録しておき源泉徴収票に記載するなどに利用する。

　増大する総務業務を「奉行シリーズ」の機能強化で効率化

　ここで企業は、従業員やその扶養家族、金融機関では顧客などに対してマイナンバーの提示を求め、それを管理して源泉徴収票や支払調書をはじめとした各種法定調書、被保険者資格取得届などにマイナンバーを記載して行政機関に提出することになる。マイナンバー通知後に市区町村に申請すれば個人カードが付与され、それにはｅ－Ｔａｘをはじめとした電子申請に必要な電子証明書が標準搭載されるなど、行政手続きや申請の利便性が向上する。また法人にも個別の番号が割り振られ税務などに利用される。

　政府では、来年１０月からの個人および法人に対するマイナンバー付与までに関連する政省令の整備やガイドライン、市町村条例の整備が行われる予定で、１６年１月から申告書・法定調書などへの法人番号の記載が始まり、個人用でも順次利用が開始されることになっている。

　マイナンバーという新しい制度がスタートすることは、「総務業務は確実に負荷が増えることになる」と大原取締役は説明する。まず来年１０月以降にマイナンバーの付与が始まってから、社員だけでなくパート社員やアルバイト社員を含めた従業員とその扶養家族のマイナンバーを提出してもらうこと、および取引先など関係する法人のマイナンバーも取得する必要がある。それらは従業員および扶養家族の場合なら退職まで、取引先ならば関係が続く限り安全に管理しなければならない。「ＩＴサイドで総務部門の負担を軽減することは可能だ。個人番号については取得から退職後の廃棄まで安全かつ適切な管理を行う機能を奉行シリーズに搭載する」ことになっているという。

　例えば個人番号の取得および管理機能では、（１）個人番号の管理項目追加（２）制度開始時の個人番号一括入力機能（３）Ｗｅｂでの個人番号取得フロー対応（４）権限管理、操作、照会ログの管理―などの機能を社内システム上で完結できるようになる。日々発生する身上異動申請などもペーパーでの管理やシステムへ担当者が手入力していてはミスを発生させる原因となる。また情報漏えいという問題にも直結してくる可能性もある。全てシステム内で自動処理することでミスやセキュリティの問題も解決できる。

　もちろん番号取得への対応では対象となる個人や取引先からのマイナンバー収集と登録で漏れを発生させないための事前準備が必要であり、番号管理では個人番号と身分証明書を合わせて管理することや、目的外使用の禁止など社内ルールやポリシーの設定も重要である。個人番号や法人番号が記載された書類の適切な管理という仕組みも整備しなければならない。

　しかしマイナンバーへの対応を早くから進め、１６年１月から完全対応できれば、新制度に対応して業務上のミスの撲滅や事務作業の効率化が可能になる。マイナンバーを必要とする社会保険や所得税関連帳表などの各種帳表類は８０種類以上になるとみられるからだ。「新制度が始まれば、不慣れであることで当初はミスも発生しがち。しかし使い慣れたシステム上で完結するならば、例え慣れない作業が加わってもスムーズに行え、ミスの発生は抑えられる。それも事務コストの削減につながる」と大原取締役は機能追加により、ユーザーにも違和感なく使えるシステムに仕上げることができると自信を示している。