【達人に聞く】事務効率化コンサルタント・オダギリ展子さん（２） (1/2ページ)

　■最初から時間かけてミス防止

　－－特許事務所時代はミスを起こさないよう徹底していた

　「ミスが起きると、ミスを修正して、それから正しい方法でやり直すわけですから、通常の３倍の労力が生じます。急いで業務を行ったことで生じたトラブルの対応に時間がかかるのなら、最初からじっくり時間をかけてでも、ミスを起こさないように業務を遂行するほうが効率的だと考えています」

　－－どのような方法で事務の効率化に取り組んできたのか

　「ミスを防ぐために、さまざまなリスクヘッジの手法を取り入れたことが第一歩となりました。身近なところでは机回りの整理整頓です。決裁箱やトレーを効果的に使って書類を整理しました。自分が席にいなくても書類や郵便物はどんどん机に積まれ、どう作業を進めたら良いのか分からなくなります。そこで不在中に受け取る書類専用のトレーを机上に設置しました」

　「貿易事務では３段トレーやボックスファイルを複数並べて机上に置き、作業段階の違う書類を管理していました。決裁箱やトレーは中が分かるように透明のプラスチック製やワイヤ製のカゴ状のものがお薦めです」