はじめに
就職・転職活動を続けていると、「他の企業に採用された」「志望する条件が変わった」などさまざまな理由で予定していた面接を辞退する場面があります。面接を辞退する時には、いくつか注意すべき点があるのはご存知ですか？
今回は、面接を辞退する場合の注意点8つと、メールや電話で面接を辞退する場合の回答例文を紹介します。
面接を辞退する場合の注意点8つ
内容にかかわらず、先方へ連絡する際には敬意を持ち常識のある対応が必要不可欠ですが、辞退の連絡となると尚更です。ここでは、面接を辞退する場合の注意点を8つ紹介します。
1.無断で面接を辞退しない
「辞退する」と連絡するのは、どうしても気が引けてしまうもの。しかし、連絡せずに無断辞退をするのは避けましょう。企業の採用担当者は、面接のために関連部署への連絡や面接担当のスケジュール調整など、多岐に渡る業務を行っています。
無断辞退は、担当者が志望者の動きを把握できず、業務に支障が出る可能性があります。社会人として、誠実な対応を心がけましょう。
2.辞退の連絡はできるだけ早くする
選考を受けないと決めたら、辞退の連絡はすみやかに行いましょう。迅速な連絡は、スケジュールの再調整がしやすく、企業の負担も軽くなります。
どうしても緊張するものですが、先延ばしにして当日に慌てて連絡するのは企業に迷惑をかけてしまいますし、印象もよくありません。そのため、辞退の旨はすぐに伝えましょう。
3.辞退理由を詳しく伝える必要はない
「辞退するなら理由を詳しく話さないと」と思うかもしれませんが、実はみずから詳しく話す必要はないのです。「一身上の都合」や「諸般の事情により…」で問題ありません。
ただし、担当者によっては理由を聞かれる場合もありますので、説明できるように準備しておくと安心です。その場合は、相手が納得いくよう誠意を込めた対応と言葉で伝えましょう。
率直な理由を述べるべきですが、相手が不快にならない配慮も必要不可欠です。そのため、どのような理由であっても企業への批判、中傷になりかねない表現、不平不満は伝えないように留意しましょう。
4.辞退の連絡は営業時間内に行う
辞退の連絡は、企業の営業時間内に行いましょう。採用担当者も勤務中のため、対応がスムーズに行えます。電話での辞退の連絡は、始業後すぐや昼休憩、終業前など業務の妨げになる時間帯は避けましょう。
もしも電話した際に担当者が不在の場合は、必ず都合のよい時間を確認し、かけ直しましょう。時間がわからない、かけ直しても繋がらない場合はメールを送ると確実です。その際、文面に電話をしたことを伝える一文を添えるとより丁寧になります。
5.転職エージェント利用時は直接企業に辞退を伝えるのはNG
転職エージェントを経由して企業に応募している場合は、面接辞退の連絡は企業ではなくエージェントに伝えましょう。率直な理由をエージェントに伝えることが、転職希望者と企業双方のよりよいマッチングの実現につながるためです。
また、理由により企業側が希望者の志望に合わせた別の職種、部署での選考を検討してくれる可能性もあります。もちろん、エージェントが辞退理由を企業にそのまま伝えることはありませんので、面接辞退は企業ではなく転職エージェントを経由するとよいでしょう。
6.前日・当日の辞退はメールと電話の両方で伝える
致し方ない事情による当日の辞退は、メールと電話の両方で連絡しましょう。担当者が常にメールを確認できるとは限りません。
連絡ミスを防ぐためにも、メールと電話、両方の手段を用いるべきです。当日キャンセルの連絡は、理由を述べる前にまずお詫びの気持ちを最優先に伝えることが大切です。
また、連絡は遅くなればなるほど企業への負担になりかねません。辞退が決まった時点ですぐに伝えましょう。
7.誤って無断キャンセルした場合でも気づいた時点で連絡する
急な体調不良や日程の確認ミスなどが原因で、連絡せずに面接の時間を過ぎてしまった場合は、まず気付いた時点ですぐに連絡します。内容はシンプルに、誠意を持って伝えましょう。自分の都合を先に話すのではなく、まずは先方への謝罪と敬意を示すべきです。
また、自分の不手際を謝罪した上で、選考を受けたいという気持ちがあればその旨を伝えてみましょう。企業によっては、理由次第ですが選考の再チャンスを与えてくれる場合もあります。
8.面接を辞退した場合は再応募できない
一度でも辞退する意思を企業に伝えたら、原則として選考の再応募はできません。本当に構わないか、よく考えた上で決めましょう。たとえば、辞退の理由が急用や他社の選考と被るなど日程の都合によるものなら、採用担当者に日程を調整してもらえるよう打診するのも手段のひとつです。後悔が残らないよう、しっかり時間をかけて決断すべきです。
メール・電話で面接を辞退する場合の回答例文を紹介
ここからは、メールや電話で面接を辞退する場合の回答例文をポイントと合わせて紹介します。
▼メールでの回答例文
件名：〇月△日の面接辞退のお願い/〇〇〇〇(自分の氏名)
株式会社□□
人事部 採用担当者様
お忙しいところ失礼いたします。
〇月△日の〇時より、◇次面接のお時間を頂戴しております〇〇〇〇と申します。
誠に申し訳ございませんが、諸事情により、この度の選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡を差し上げる形となり誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いではございますが、何卒ご理解、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
本来であれば直接お詫びするべきところではございますが、メールでのご挨拶となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
最後に、貴社が更なる発展を遂げられますよう、お祈り申し上げます。
******
〇〇〇〇(自身の氏名)
〒郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
******
送信先は採用担当者にし、メールの内容、誰から送られてきたのか一目でわかるような件名にしましょう。辞退理由は簡潔に、企業側への感謝とお詫びの気持ちを添えると丁寧です。
▼電話での回答例文
自分：お世話になっております。〇月△日□時に〇次面接のお時間をいただいております〇〇と申します。面接の件でお話がありお電話いたしました。人事部の◇◇様はいらっしゃいますでしょうか？
[担当者に代わったら]
担当者：はい、お電話代わりました◇◇です。
自分：お忙しいところ、失礼いたします。〇月△日□時に〇次面接のお約束をいただいております〇〇と申します。今、少々お時間をいただけますでしょうか？
担当者：ええ、構いませんよ。
自分：恐れ入ります。この度は面接のお時間を調整していただきまして、誠にありがとうございました。せっかくお約束をいただき大変申し訳ないのですが、一身上の都合により、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
担当者：ご連絡いただきありがとうございます。もし差し支えなければ、ご辞退の理由をお伺いしてもよろしいですか？
自分：はい、この度、家庭の事情により就業が困難となったのが理由です。お忙しい中貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳なく存じます。
担当者：そうですか、教えていただきありがとうございます。面接をご辞退とのこと、承知いたしました。
自分：大変ご迷惑をおかけいたしました。お忙しいところありがとうございます。それでは、失礼いたします。
会話中不自然に言葉が詰まらないよう、事前に伝える内容をまとめたメモを準備しておくとスムーズです。また、どんな会話の流れになるか大まかに想定してから電話をするのもよいでしょう。
まとめ
面接を辞退する連絡は、決めた時点ですみやかに行いましょう。迅速な連絡は、面接の機会を設けてくれた企業への配慮はもちろん、社会人として当然のマナーでもあります。
就職・転職活動において、面接をはじめとした選考は自身の今後を左右する大切なものです。辞退についても安易に考えず、望む将来や目指したいキャリアをしっかり見据えて決断しましょう。
