はじめに
会社を辞めようと決意したとき、その意思を会社に伝えるために「退職届」や「退職願」を提出するのは、多くの人がご存知でしょう。一方で、その届を入れる封筒について意識している方は少ないのではないでしょうか？
そこで今回は、この封筒について、選び方や書き方、郵送で提出する際に気をつけたいポイントを紹介します。
退職届を入れる封筒の選び方のポイント3つ
まずは、退職届を入れる封筒について、色や大きさといった選び方のポイントを3つ紹介します。
1.封筒の色は白を選択する
ビジネスシーンで使用する封筒というと、「白」もしくは「茶色」の2色をイメージする方が多いのではないでしょうか。退職届の封筒の色は、「白」が適しています。
中には、「同じ封筒なら茶色でも問題ないのでは？」と思う方もいるかもしれません。しかし、茶色のものは白に比べるとコストが低く、用途も社内資料や事務上の書類などを入れるケースが多いもの。そのため、重要かつ公的な書類として提出する退職届にはふさわしいとは言えません。よりフォーマルな印象の強い白色の封筒が適しているのです。
2.書類のサイズに封筒の大きさを合わせる
色と同じく、ビジネス封筒にはさまざまな種類の大きさがあります。その中でも、退職届に使用する封筒のサイズは、退職届として作成した用紙に合わせて選ぶとよいでしょう。用紙のサイズはB5、またはA4が適しているとされているため、どちらを選ぶかによって適した封筒の大きさも変化します。
たとえば、書類に用いる用紙のサイズがB5であるならば、封筒は「長形4号」を選びましょう。同じようにA4を用いる場合は、「長形3号」を選択し用紙と封筒のサイズのバランスを整えます。用紙のサイズは自身で選ぶだけでなく、会社によって指定されている場合もあるので、それぞれの用紙に対応する封筒の大きさを用意するよう留意しておきましょう。
3.郵便番号枠のない中身が透けない封筒を選択する
最後に、封筒はできる限り柄や郵便番号の枠がないもの、そして中身が透けてしまわないものを選択すべきです。たとえ白の封筒であっても、柄や郵便番号の枠が付いているものでは、退職届としてマナー違反であるという印象を与えかねません。
また、中身が透けて見えてしまうものは、無関係の第三者に中の情報が漏れてしまう可能性も。そのため、可能であれば封筒は白かつ無地のもの、そして中身が二重になっているものを選ぶとよいでしょう。
退職届を入れる封筒の書き方を紹介
ここからは、退職届用の封筒には何を書くべきなのか、その書き方を紹介します。丁寧に書くのはもちろんですが、以下のポイントにも注意するとよいでしょう。
▼黒ボールペンまたは万年筆で書く
まず、記載に使用する筆記具は、黒のボールペン、もしくは万年筆が最適です。擦れても消えてしまう心配がなく、かつ太すぎたり滲んでしまったりといったケースが起こりにくいためです。
たとえば、シャーペンや鉛筆では文字を書いても擦れると消えてしまうために、公的な書類に記載するのは不向きです。また、筆ペンやサインペン、マーカーは書いた文字が太く目立ちすぎてしまうだけでなく、ペンの種類によっては封筒に滲んで読みづらくなってしまう可能性も。
そして、黒以外の赤や青といった色のペンも、退職届に記載する色としては推奨できません。以上の理由から、封筒の記載に用いるペンは黒、かつボールペンや万年筆といった細く書きやすいものを選ぶとよいでしょう。
▼封筒の表面の書き方
封筒の表面には、中央よりやや上寄りの位置に「退職届」と書きます。このとき、少し大きめかつはっきりとした字で書くのがポイントです。そして、表面には「退職届」の文字以外に何も書かないため、宛名などを書く必要はありません。
また、封筒や表面に限ったものではありませんが、書き損じが生じた場合に修正テープや修正ペンを使用するのは避けるべきです。間違えてしまった場合は、必ず新しい封筒を使用し書き直すようにしましょう。
▼封筒の裏面の書き方
裏面では、左下の部分に自身の所属している部署名と氏名を記載します。この際、記載が必ず封筒左半分のスペース内に収まるように、文字のサイズや書き方を工夫するとよいでしょう。
退職届の折り方や封筒への入れ方を紹介
次に、退職届の折り方、封筒への入れ方を紹介します。普段、書類を封筒に入れるときはあまり意識していないかもしれませんが、退職届の場合は折り方にも気を配る必要があります。くれぐれも、適当な折り方をして会社や相手にマナー違反と捉えられないように注意しましょう。
▼退職届の折り方
届の用紙は、原則として三つ折りにし、それぞれの紙片が三等分になるように折ります。二つ折りや四つ折りは、退職届といった書類には「マナー違反」と判断される可能性が高いため避けましょう。三つ折りの方法は、まず文章が記載されている面を上にし、下から3分の1を上に折ります。そして、次に上面3分の1を、今度は上から覆い被せるようにして折りましょう。折り目を付けるときは真っすぐになるように、そして折り目は角同士を合わせてずれないように意識しましょう。こうすることで、綺麗な三つ折りになります。
▼退職届の封筒への入れ方
用紙が三つ折りにできたら、封筒に届を入れます。このときに注意したいのは、中に入れた書類が折れ曲がってしまったりシワになったりしないようにすることです。
たとえば、封筒に力任せに書類を突っ込むように入れてしまうと、どんなに丁寧に折った書類であっても封筒の中でシワや折れ曲がった部分ができてしまいます。そうならないよう、封筒に書類を入れる際はまず封筒を開いておく、もしくは中の構造を確認するなどしてから、ゆっくりと丁寧に入れるようにしましょう。
退職届を郵送する場合の注意点
退職届や退職願いは、会社や直属の上司に手渡しするのが一般的ですが、さまざまな事情により自ら直接渡すのが困難なケースもあります。その場合は、例外ではありますが郵送での手渡しが認められることも。ここでは、郵送する際の注意点を紹介します。
▼郵送用封筒を用意する
郵送による提出を選択した際は、退職届を入れた封筒とは別に一回り大きい郵送用の封筒を用意しましょう。退職届に直接切手を貼り郵送するのではなく、この郵送用封筒を宛先の記名や切手の貼付に使用します。
たとえば、届に使用した封筒が長形4号ならば長形3号を、長形3号を使用しているならば角形5号を郵送用の封筒として用います。退職届の輸送中の汚れや折れ曲がりの防止だけでなく、一回り大きいものを使用することで、郵送用の封筒から届が取り出しにくくなるといった事態も防げます。
▼添え状を同封する
ビジネスマナーの一環として、郵送で届を提出するならば添え状や送り状を同封しましょう。たとえ会社を辞めるとは言え、これまでお世話になったことに変わりはありません。そのため、今までの感謝の気持ちや誠意がしっかり伝わる添え状を書き同封すべきです。h2：まとめ
今回は、退職届用の封筒について紹介しました。退職の意思を伝えるのはあくまで退職届の内容のため、つい封筒への気配りがおろそかになってしまうこともあるかもしれません。しかし、たとえ封筒ひとつであっても、あまりにも非常識なものを選んでしまっては無用なトラブルを招きかねません。そのため、退職届といった大切な書類を提出する際は、細部まで気を配るよう心がけましょう。
まとめ
今回は、退職届用の封筒について紹介しました。退職の意思を伝えるのはあくまで退職届の内容のため、つい封筒への気配りがおろそかになってしまうこともあるかもしれません。しかし、たとえ封筒ひとつであっても、あまりにも非常識なものを選んでしまっては無用なトラブルを招きかねません。そのため、退職届といった大切な書類を提出する際は、細部まで気を配るよう心がけましょう。
