履歴書は手書きとパソコンどちら？　それぞれのメリット・デメリットや作成のポイントを紹介

はじめに

履歴書を作成する際に、手書きとパソコンのどちらがよいのか悩まれる方も多いのではないでしょうか。この記事では、手書きとパソコンそれぞれのメリット・デメリットや、パソコンで作成する場合のポイントを紹介します。履歴書は、就職活動において自分の第一印象を左右する重要な書類。ポイントをおさえて良い印象を残す履歴書を作成しましょう。

履歴書はパソコンと手書き作成どちらがよい？

履歴書の作成は、応募先からの指定がなければ、どちらで作成しても問題ないです。しかし、応募する企業により好まれる仕様が異なります。

IT業界などのパソコンスキルが必須な企業やベンチャー企業などでは、パソコン作成が多いです。履歴書をデータ送信する際は、パソコンで作成して問題ないでしょう。手書きの履歴書では、考え方が古いと思われることやパソコンスキルに自信がないとマイナスの印象を与えることも。高いパソコンスキルが要求される業界や外資系企業では、パソコンで作成した方がよいでしょう。

また、採用担当者によっては手書きの履歴書を好むケースもあります。手書きの事務が残っている企業では、手書きの文字で人柄や志望に対する本気度をはかる方もいます。迷った場合は、手書きの方が無難です。

履歴書をパソコン・手書き作成するメリットとデメリット

ここでは、パソコン作成、手書き作成それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

パソコン作成するメリット・デメリット

パソコン作成のメリットは、手書きより作成時間が短縮できる点です。また、データを保存すれば、違う企業に応募する際に共通部分は転用できるため、一から作り直す必要がありません。

一方で手書きは手間がかかる分、志望する本気度が高いと判断する担当者もいます。そのためパソコン作成で、どこの企業でも通用する志望動機や自己PRを記載してしまうと、履歴書データを使いまわしていると思われマイナス評価になる可能性がある点はデメリットといえます。作成時間が短縮できる分、内容が手書き以上に重視されると思いましょう。

手書き作成するメリット・デメリット

手書き作成のメリットは、書かれた文字から人柄を推測する採用担当者も多い点です。手書きの事務がある企業では、美しい文字はプラス評価されます。また丁寧な文字から仕事も丁寧に行ってくれそうと好印象を与えることも。逆に雑な文字から仕事も雑に取り扱うとマイナスの印象を与える可能性もあるため、手書きの際は丁寧に書くように心がけましょう。

手書き作成のデメリットは、作成に手間がかかることです。もし、書き損じた場合は修正液の使用は不可であるため、一から書き直す必要があります。手書き作成は、パソコン作成より時間も労力もかかりますが、手書きの履歴書の方が志望意欲が高いと判断されることもあります。

パソコンで履歴書を作成する際のポイント3つ

ここではパソコン作成時のポイントを紹介します。

1.テンプレートを活用する

パソコンで履歴書を作成する際には、履歴書テンプレートを活用します。インターネットで、「履歴書フォーマット」で検索すると無料のテンプレートがダウンロードできます。

履歴書は、全ての応募者が同じフォーマットで同じ項目が記載されている方が平等に選考が行えます。WordやExcelで自作することやオリジナルの項目を追加する必要はありません。自作することで必要な項目が漏れる可能性や、標準フォームではない履歴書は、選考段階で悪い印象を与えることも。

履歴書は正式な文書のため、テンプレートを利用して作成することがビジネスマナーといえます。

2.フォントは統一し一般的なものを使う

作成時のフォントは、明朝体がおすすめです。ビジネス文書の多くが明朝体で作成されているため、採用担当者も見慣れているので無難といえます。パソコンには多くのフォントが搭載されていますが、履歴書はフォーマルな書類のため、フォントで目立つ必要はありません。

大きさは、10.5～11ポイントに設定します。一般的なビジネス文書で使用されているサイズが、採用担当者が読みやすいといえます。枠内に書き切れない際に文字を小さくすることや、書くことがない際に文字を大きくすることは読みにくいです。フォントサイズは統一させましょう。

3.装飾やカスタマイズは避ける

履歴書はフォーマルな書類です。プレゼン資料とは異なりますので、目立つ必要はありません。文字装飾やカスタマイズは避けましょう。

内容を強調したい部分に、赤字や太字、下線などは履歴書には利用しません。履歴書の装飾でオリジナル性やパソコンスキルをアピールする必要もありません。一般的なフォントで全体的に統一された、読みやすい見た目を意識して作成するとよいでしょう。

パソコン作成した履歴書を印刷する際のポイント3つ

パソコン作成した履歴書を印刷するポイントを紹介します。

1.印刷サイズはA4かB5

履歴書の印刷はA3かB4の見開きの状態で印刷します。家庭用プリンターで印刷できる履歴書のA3サイズの専用用紙の利用がおすすめです。片面ずつ印刷し、糊付けをはがすとA3サイズの履歴書になります。しかし、専用用紙は、裏面から並行印刷ができるプリンターのみ利用ができます。専用用紙が利用できないプリンターの方は、コンビニなどで印刷する方法も。

A4・B5で印刷する際は、2枚で出力しましょう。薄いコピー用紙ではなく市販されている履歴書のように厚みがある紙の利用をおすすめします。A4・B5に2ページを1枚にする縮小印刷は読みにくいだけではなくマナー違反のためNGです。

2.証明写真は一緒に印刷しない

履歴書を印刷する際に、証明写真の画像データを埋め込み、文書と一緒に印刷するのは避けましょう。履歴書自体をデータ送信する際は、写真を画像データとして埋め込みます。

郵送または手渡しする際には、履歴書の写真は、証明写真か写真用紙に印刷したものを履歴書に糊付けするのがビジネスマナー。画像として印刷すると、画像が荒くなり見栄えが悪くなるだけではなく、マナー違反のためマイナスの印象となるため注意しましょう。

3.両面印刷やホチキス留めはNG

A3やB4で見開き印刷をしないケースでは、A4やB5で2枚にして片面印刷をします。両面印刷し、1枚で提出するのはマナー違反といえます。

なぜなら、他の方の履歴書は見開きが一般的です。両面印刷で提出されると採用担当者は、内容を確認する際にその都度裏返す手間がかかります。一人だけ違う形態で提出されると、書類選考段階でビジネスマナーを知らない人としてマイナスの評価となる可能性も。

2枚に印刷した履歴書は、左上をクリップで止めて提出します。ホチキス止めは書類に穴があくため履歴書では使用しません。履歴書をスキャンしたり保管したりする際に、ホチキスで止めてあると外す手間を応募先企業に与えてしまうこともあります。ビジネスの重要書類にホチキス止めは不釣り合いのため、履歴書にホチキスを使用するのは避けましょう。