事務職の経験は職務経歴書にどう書く？ 書き方のポイントや記載例を紹介

はじめに

職務経歴書は、転職活動において自身の経験やスキルをアピールできるため、しっかり強みが伝わる内容を作成することが大切です。しかし、事務職からの転職を考えている方の中には、「職務経歴書をどう書けば事務経験の強みが伝わるんだろう」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか？　そこで今回は、事務職の職務経歴書について、書き方のポイントや記載例を紹介します。

事務職の職務経歴書の書き方のポイント5つ

まずは、事務職がメインの職務経歴書について、書き方のポイントを5つ紹介します。事務の経験から得た強みをより効果的に伝えるために、以下のポイントを踏まえて作成するのがおすすめです。

1.具体的な業務内容を記載

業務内容は、できる限り具体的な内容を記載しましょう。「事務」と一言にいっても、経理や総務、営業補佐など部署によっても業務は異なる他、企業によっても業務範囲が異なるためです。

たとえば、書類作成ならばどんな内容の書類を作成するのか、メール対応ならば誰が対象だったのか、来客対応やデータ入力など、可能な範囲で細かく記載するとよりわかりやすくなります。どのような業務を経験したのかが伝われば、応募企業や担当者も自社とのマッチ度が測りやすくなるでしょう。

2.数値を用いて実績・成果をアピール

実績や成果は、明確な数値を用いて記載するのがおすすめです。目に見える形で成果がわかるため、より効果的なアピールとなり得ます。

一例ですが、一日あたりに処理できるデータの量を数字として表せば処理能力の高さをアピールできますし、電話・メールの対応件数なども同様です。もしくは、作業の効率化によって処理の時間が5時間から3時間に短縮できたなど、業務改善の成果を記載するのもよいでしょう。わかりやすい数字での実績が記載できれば、採用担当者からの評価にもつながりやすくなります。

3.事務処理能力やPCスキルのレベルを明記

事務職において、一般的な事務処理能力やPCスキルは必須と言っても過言ではありません。そのため、経歴書にもきちんと自身の処理能力やPCスキルのレベルを明記しておきましょう。

実績や成果と同じように一日に処理できる請求書や入力データの数を数字で表すのもよいですし、PCスキルのレベルであれば使用可能なソフトやPCを使用して何ができるかを書くのも効果的です。PC作業や情報の処理は事務の要と言えるため、事務職での経験をアピールするのであれば、スキルの記載は欠かさないようにしましょう。

4.コミュニケーション能力や仕事への姿勢もアピール

事務の仕事は、ときに来客対応や他部署の社員とのやりとりなど、さまざまな人と接する機会が多いもの。そのため、自身のコミュニケーションスキルについても忘れずに触れておくことが大切です。普段の人との接し方やコミュニケーションにおいて心がけていることや、実際のエピソードなどを盛り込んでアピールしましょう。

また、同じように仕事に取り組む際の姿勢について記載するのもよいでしょう。仕事に対してどのように取り組んでいるか、そして自身のキャリアプランや目標などを伝えることで、「前向きかつ真面目な性格である」との評価につながる可能性があります。

5.職務経歴書のレイアウトも工夫する

どんなに素晴らしい経歴やスキルが記載してあっても、肝心の文章が読みづらくてはきちんとアピールにつながらない可能性があります。そのため、経歴書を作成する際は内容だけではなく、レイアウトにも気を配りましょう。

たとえば、ただ職務内容を一文の中で羅列するだけ、同じ情報量の内容がだらだらと続いているように見えるレイアウトは、「読みづらい」というデメリットだけでなく、肝心の内容が相手の印象に残らなくなってしまいます。そのため、経歴を記載するならば適宜普通の文章だけでなく箇条書きや適度な改行を行う、冗長な内容は要約するなど、相手にとってより読みやすくなるよう工夫が必要です。

事務職の職務経歴書の記載例と解説

ここからは、事務職の職務経歴書の記載例を、解説とともに紹介します。

職務要約

要約を行う際は、自身が前職や現在の会社で担っている業務について、具体的かつ簡潔に記載しましょう。職務要約は採用担当者が最初に目を通す項目のため、読みやすさを心がけつつも、どんな業務だったのかきちんと把握できる内容にすることが大切です。

【記載例】

企業や小売店を顧客とし雑貨や食品、工業部品の配送を行う運送会社にて、3年間総務・経理事務として従事してまいりました。総務として来客の受付や電話対応、社内備品の管理や社内イベントの運営、社内報の作成を行うとともに、経理として請求書の作成や会計データの入力業務に務めました。

職務経歴

職務経歴の項目では、勤務している会社の基本的な情報とともに、自身が経験、および担当していた業務を数値を用いながら具体的に書きだしましょう。この際、適宜箇条書きを用いると見やすい経歴になります。

【記載例】

●職務経歴

株式会社〇〇　20××年4月～現在

事業内容：一般貨物運送業

資本金：××××万円　売上高：××億（20××年）　従業員数：300名　雇用形態：正社員

●職務内容

現在は株式会社〇〇にて総務・経理事務をしております。

主な職務内容は、以下の通りです。

・電話の第一対応（一日30件程）

・来客対応

・請求書作成および発送業務（月200件程）

・月末月初会計データ入力（月500件程）

・備品管理

・労務管理、入退社手続き

・社内報作成

・労災手続き

・社内親睦会やイベントの企画・運営（随時）

そのほか、年2回の社内イベントでは、会場の設営や運営、資料作成、ケータリングの手配など幅広く担当しました。

保有資格・スキル

PCスキルの項目では、自身が使えるPCソフトなどを記載し、それぞれ何ができるか、合わせて業務でどう使用していたかを提示しましょう。業務上で使用した経験があるとわかれば、スキルがあることにより説得力が生まれます。また、資格の項目では資格の名称だけでなく、いつ取得したかも合わせて記載します。

【記載例】

●PCスキル

・Word　文書作成、図やグラフの挿入、業務では社内用ポスターの作製や社内報を作成

・Excel　関数計算やピボットテーブル、グラフの作成。業務上では労務や備品の管理に使用

・PowerPoint　アニメーションなど、プレゼン資料の作成に使用

・illustrator　社内報で使用するイラストの作成、写真の編集に使用

●資格

・日商簿記検定2級（2018年6月取得）

・普通自動車第一種運転免許（2016年2月取得）

自己PR

自己PRでは、自身のアピールポイントを実際の業務の中で経験したエピソードを交えつつ紹介します。こうすることで、アピールポイントに説得力が出るだけでなく、経験をきちんと身に付けられているという評価につながりやすくなるでしょう。

【記載例】

私は、現在従事している総務・経理としての事務職経験を活かし、貴社の一般事務職でも即戦力としてお役に立ちたいと考えております。現在、私は事務の仕事に取り組む中で、電話やご来社いただくお客様に丁寧な対応を心がけました。それだけではなく、各部署に対してもより良いサポートの実施や要望を受け入れられるよう、密なコミュニケーションをはかってきました。

その結果、来客時の対応でお褒めの言葉をいただけるほか、備品の充実や業務の円滑な情報共有、スケジュール管理を行うことによって他部署の方から「仕事がしやすい」と評価されました。この経験や身に付けたPCスキル・資格を活かし、貴社でも活躍したいと思っております。