はじめに
退職後に渡される重要な書類のひとつである「離職票」。会社を辞めた経験のある人はもちろん、そうでない人もその名前を聞いたことがあるのではないでしょうか。一方、この書類が一体何に使われるもので、どういう流れで発行されるのかはご存知ですか？そこで今回は、離職票がどのような流れで発行されるのかについて解説します。
離職票とは？ 誰がいつ発行する？
「離職票」とは、主に会社を退職後に渡される書類であり、対象者が該当の会社を退職したことを証明するものです。この書類は、労働者が退職の前後に交付を希望した場合に、会社が所定の手続きを行うことでハローワークにより発行されます。そして、会社を経由して労働者本人の手元に渡るのです。
離職票が必要になる場面は？
この書類は、雇用保険上の制度である「失業手当（基本手当）」の受給申請のために使用します。会社を辞めたあとは、在職中に決めておいた転職先にすぐ就職する、転職活動に専念する、求職活動と並行してスキルや資格の勉強をするなど、スケジュールは人によってさまざまです。
中でも、退職後に転職・求職に専念する人や資格やスキルの取得を並行する人は、失業中の「収入の確保」が大きな課題となるでしょう。この手当は、働いていたときの収入の何割かを一定期間受給できるため、失業し収入が無くても転職活動に集中することが可能となります。この手当の受給申請には、離職票が必要不可欠なのです。
離職票が発行されるまでの流れ
先ほど紹介した「離職票」が発行されるまでの流れを、ここからはより詳細に解説していきます。
1.退職者が離職票の発行を会社に依頼
まずは、退職者本人が「離職票を発行してほしい」と会社に依頼します。会社側は、あくまで本人からの希望があった場合に、発行の義務が生じるためです。
たとえば、退職後すぐに別の会社への就職が決まっているならば、手当の受給は不要なため必要書類も発行されない場合がほとんどです。そのため、給付の受給などの手続きにおいて必要という場合は、必ず依頼を忘れないようにしましょう。
2.会社が離職証明書・資格喪失届を作成
退職者本人より発行希望の旨を受けたら、会社は発行に先立ち「離職証明書」、および「資格喪失届」を作ります。「離職証明書」は、退職者が会社を辞め「失業の状態となったこと」を証明するものであり、「資格喪失届」は同様に退職者が「雇用保険の被保険者であった対象者が退職し、資格を喪失した」ことを示す書類です。
このふたつは、どちらもこの先の申請に不可欠な書類です。そのため、いずれもとても重要と言えるでしょう。
3.退職者は離職証明書の内容を確認
会社が上記の書類を作ったら、退職者本人に書類の内容が正しいかどうかの確認を求めます。そのため、退職者側は記載された内容に誤りがないかしっかり確認しましょう。
一例ですが、これらの証明書類には対象者が会社で勤務していた期間（使用期間）、離職日、会社を辞めた理由（退職理由）など、手当の申請や受給に際して重要な情報が書かれています。とくに、使用期間や退職の理由などは、受給できる期間や金額に影響する非常に大切なものですので、記載に間違いがないかどうかしっかり注意しておきましょう。
4.会社がハローワークに必要書類を提出
退職者本人から内容確認を受け問題がなければ、会社は労働者名簿や出勤簿、賃金台帳や別途退職の理由がわかる書類などを添えて、必要書類を職業安定所（ハローワーク）へ提出、手続きを行います。
とくに、離職証明書においては、会社だけではなく本人が内容を確認したことを示す署名・捺印がきちんとなされていることが原則です。よって、会社、退職者本人どちらも署名や捺印を忘れないようにすることが重要です。
5.ハローワークが離職票を発行し会社へ送付
提出された各書類に不備や間違いがないことをチェックし、問題がなければハローワークによって離職票「-1」「-2」が発行、会社宛てに送付されます。
「-1」には退職者本人の氏名や雇用保険の被保険者番号といった基礎情報が記載されており、「-2」には支払われた賃金、退職理由などが記載されています。不備や問題がなければ、退職者自身の手続きや対応はこの時点では不要です。
6.会社が離職票を退職者に送付
ハローワークから受け取り次第、会社は離職票2枚を本人へ郵送、もしくは手渡します。基本的には郵送で行われること、さらに会社は退職者が「会社を辞め、被保険者でなくなった日の次の日から数えて10日以内」に必要書類の作成、および提出すべきとされているため、目安として10日～2週間以内に本人の元へ届くと考えてよいでしょう。
その後、本人は受け取った書類と合わせて別途必要書類を用意の上、ハローワークにて基本手当の受給といった手続きに進むことが可能となります。
離職票の発行期限はある？
「発行を希望したいけど、辞めてからしばらく経っている。発行には期限があるの？」と不安に思われる方もいるのではないでしょうか。実は、離職票そのものの発行期限について明確に定めがあるわけではないのです。そのため、期限はないと考えることも可能です。
ただ、会社側は退職者が会社を辞めた次の日から10日以内に届を作成、提出すべきとされている他、基本手当の申請も原則として離職の次の日から1年とされています。そのため、もし手当の申請期限を過ぎてしまっては、たとえ書類が揃っていても申請はできません。そのため、会社、退職者双方の期限を考慮すべきです。
退職者への離職票発行は会社の義務？
会社が退職者の希望により離職票を作成し発行することは、労働基準法にも定められています。そのため、発行が会社の義務であると言っても過言ではないでしょう。もしも正当な理由なく退職者の希望を退けたり、もしくは希望されたにもかかわらず、退職の翌日から10日以内の提出期限を超過するなどして書類の発行が滞った場合、義務に反しているとみなされます。そして、悪質な場合は法による処罰の対象となる可能性も少なくありません。
そのため、会社側は義務として、求められた場合はきちんと対応すべきですし、退職者側も必要であれば自身の権利として発行を希望するとともに、万一発行が滞っているならば毅然と対応することが大切です。
離職票は再発行できるのか
「会社から退職時に離職票を受け取ったにもかかわらず、紛失してしまい手元にない！」という場合は、書類の再発行が可能です。再発行には、以下の2通りの申請方法があるため、適宜自身に合った再交付申請を行いましょう。手当の申請期限の関係上、もし紛失したと発覚した場合はすみやかに対応することが重要です。
・退職者本人が申請する場合
窓口やハローワークのホームページから印刷できる「再交付申請書」を用意し、必要事項を記入の上、身元が確認できる書類と一緒に窓口で再発行の申請を行います。提出先となるハローワークは、自宅の最寄りでも構いませんが、会社の所在地を管轄する安定所を選ぶと手続きがスムーズに進みやすいでしょう。
・会社が申請する場合
退職者本人がなんらかの理由で申請できない場合、会社に連絡し再発行してもらうことも可能です。この場合は、会社がハローワークへ再発行申請書などの提出や手続きを行います。
まとめ
退職時に受け取れるさまざまな書類は、どれも大切なものですが、会社を辞めた慌ただしさの中では、ついどんな書類なのか確認を怠ってしまうことも。今回紹介した離職票も、退職後の生活を支える重要な手当の申請には必要不可欠です。
「どんなものかよくわからないから」と放置して申請期限を過ぎてしまった、という事態を防ぐためにも、退職する、しないに関わらずいざという時に備えて理解を深めておくことが大切です。
