【奉行フォーラム２０１４】マイナンバー制度が２０１６年１月から利用スタート　総務業務システムに多大な影響 (3/3ページ)

　例えば個人番号の取得および管理機能では、（１）個人番号の管理項目追加（２）制度開始時の個人番号一括入力機能（３）Ｗｅｂでの個人番号取得フロー対応（４）権限管理、操作、照会ログの管理―などの機能を社内システム上で完結できるようになる。日々発生する身上異動申請などもペーパーでの管理やシステムへ担当者が手入力していてはミスを発生させる原因となる。また情報漏えいという問題にも直結してくる可能性もある。全てシステム内で自動処理することでミスやセキュリティの問題も解決できる。

　もちろん番号取得への対応では対象となる個人や取引先からのマイナンバー収集と登録で漏れを発生させないための事前準備が必要であり、番号管理では個人番号と身分証明書を合わせて管理することや、目的外使用の禁止など社内ルールやポリシーの設定も重要である。個人番号や法人番号が記載された書類の適切な管理という仕組みも整備しなければならない。

　しかしマイナンバーへの対応を早くから進め、１６年１月から完全対応できれば、新制度に対応して業務上のミスの撲滅や事務作業の効率化が可能になる。マイナンバーを必要とする社会保険や所得税関連帳表などの各種帳表類は８０種類以上になるとみられるからだ。「新制度が始まれば、不慣れであることで当初はミスも発生しがち。しかし使い慣れたシステム上で完結するならば、例え慣れない作業が加わってもスムーズに行え、ミスの発生は抑えられる。それも事務コストの削減につながる」と大原取締役は機能追加により、ユーザーにも違和感なく使えるシステムに仕上げることができると自信を示している。